Hace algunas décadas, pensar en el futuro era imaginar autos voladores, androides, trajes espaciales y viajes intergalácticos. Hoy, gracias al acelerado desarrollo de la tecnología, varias de estas cosas se han hecho realidad; otras no, aunque quizá no estemos lejos de verlas materializadas.

Por tanto, se puede decir que la única constante es el cambio. Esto también aplica en la forma de trabajar y en las herramientas con las que ahora se cuenta para emprender y hacer negocios. Por ejemplo, en los últimos años surgieron nuevos modelos de oficinas que asimilaron todos estos cambios para responder a las necesidades de usuarios que buscan maximizar su desempeño y hacer más eficiente el uso de los recursos disponibles.

Actualmente, las principales líneas que están marcando la pauta en los espacios de trabajo son: la colaboración interdisciplinaria, movilidad, conectividad, sustentabilidad y respuesta en tiempo real. Además, atrás quedaron los cables para conectarse a Internet, mobiliario obsoleto y aparatos como el fax, para dar paso a conexiones wireless, muebles ergonómicos y tablets desde donde se puede desde llevar la contabilidad del negocio hasta realizar hasta videoconferencias y diseñar prototipos.
Primer paso: diseño
Al hablar de la oficina del futuro seguro tu mente viaja a lugares como el corporativo de Google. Ahí, los empleados tienen la flexibilidad de laborar en distintos espacios, según su gusto personal y a su propio ritmo. Aunque de entrada el concepto suena muy bien, no todos los emprendedores que recién inician o Pymes que ya tienen algunos años en operación cuentan con un lugar o presupuesto para replicarlo. Sin embargo, esto no es excusa para no ser parte de la nueva tendencia de trabajo.

La base fundamental, pero no exclusiva, debe ser el diseño. Esto se refiere a mucho más que sólo muebles. Barry Svigal, de la firma arquitectónica Svigal+Partners (con sede en Estados Unidos), explica que el diseño del espacio físico de toda empresa no se limita a la estética del lugar. “Es parte del branding. Posicionar su marca es crucial para las compañías innovadoras y el diseño es un mensaje que transmiten tanto al exterior como al interior, un recordatorio constante de quiénes son”.

Además, el espacio tiene la capacidad de estimular la conversación, cooperación y creatividad. El primer cambio importante en el concepto de la oficina tradicional se dio con la creación de los cubículos en 1967. La idea era aislar a los trabajadores de distracciones y crear espacios modulares más prácticos. Lo que en ese momento fue casi revolucionario hoy resulta anticuado y limitante.

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Así como los cubículos, muchos modelos a los que estamos acostumbrados se están transformando o desapareciendo. Las jerarquías y espacios cerrados pronto formarán parte del pasado. “Las empresas están replanteado la forma en que cultivan una comunidad y el contexto que ofrecen para conexiones interpersonales; el resultado se puede ver en el diseño del espacio”, asegura Georgia Collins, especialista en estrategias de trabajo de la inmobi­liaria CBRE en San Francisco, EE.UU.

Los expertos coinciden que la transparencia debe ser el elemento clave que defina el nuevo diseño de las oficinas. Para casi todos los sectores (excepto los más tradicionales) la formalidad ya no es prioridad, lo que se refleja en la distribución del espacio. Al incorporar paredes y puertas de cristal y espacios abiertos, utilizados por cualquier empleado sin importar su puesto, se rompen barreras e incrementa el flujo de ideas. De igual manera, fomentan mentalidades abiertas.

También la tendencia se extiende a espacios pensados para los clientes, como el área de recepción o salas de conferencias. “Consideramos que el desapego entre distintas áreas dentro de una empresa es cosa del pasado”, opina el arquitecto Brad Pease. “Los clientes valoran el acceso a las ideas; un lobby tradicional no genera nada”, sentencia.

Cambio de cultura
Los dueños de negocios y emprendedores tienen un reto y a la vez una oportunidad para mejorar sus prácticas, alcanzar mayores tasas de crecimiento e incluso, ahorrar dinero. Para ello, es fundamental tener en mente que el concepto de oficina del futuro no se refiere exclusivamente al diseño del espacio o a la incorporación de más gadgets como herramientas de trabajo o lo último en tecnología.

De acuerdo con Allison Arieff, editora y estratega de contenido de Think Tank, la mayoría de los empleados de oficina preferirían un plan de salud integral a un espacio de trabajo bien iluminado y diseñado. “Es mucho más sencillo enfocarnos en cambiar objetos en lugar de cambiar la cultura, pero ésta es la que impactará más en los resultados que obtenemos”, señala.

Eso sí, cada vez más empresas –sobre todo las startups están más conscientes de las necesidades individuales de sus colaboradores, pues hay quienes trabajan mejor en espacios privados, otros prefieren convivir e intercambiar ideas o bien, los que dan mejores resultados al operar desde casa. Una alternativa para fomentar un ambiente laboral colaborativo son los centros de coworking. Se trata de un grupo de personas que no necesariamente trabajan para la misma compañía o proyecto, pero que comparten el espacio, infraestructura y recursos.

Por otra parte, se encuentran las oficinas virtuales, que consisten en centros de negocios normalmente ubicados en las principales zonas corporativas de las ciudades. El usuario dispone de dirección comercial, manejo de mensajería y paquetería, recepcionista y secretaria virtual, número telefónico local, oficinas, sala de juntas, entre otros.

Soluciones a la medida
Además de los espacios de coworking y oficinas virtuales que pueden representar un ahorro considerable en renta y equipamiento, los emprendedores también tienen a su alcance una serie de soluciones diseñadas para resolver varias de sus necesidades básicas de comunicación, administración, almacenamiento de datos en la nube y sistemas de cobro de tarjeta móvil, entre otros. La buena noticia es que estos proveedores buscan que sus clientes aprovechen al máximo su tiempo y recursos, ofreciendo esquemas flexibles y opciones a la medida.

Antes de decidir qué servicios contratar, analiza cuáles son los requerimientos de tu negocio. Por ejemplo, si quieres estar en contacto permanente con tus clientes y proveedores, pero no siempre es posible estar al pendiente del teléfono o contratar a una recepcionista, existe Fontacto. Esta solución permite tener un número fijo, el cual se puede contestar desde un teléfono fijo, móvil y Skype. Funciona por medio de la compra de créditos según las necesidades del usuario

Otro punto básico es contar con una conexión permanente a Internet. Para ello, lo más recomendable es contratar un plan de datos móviles que puedas utilizar ya sea en tu laptop, tablet o smartphone. También haz uso de soluciones en la nube para tener siempre acceso a tu información y emplea herramientas como Google Docs que te dan la oportunidad de trabajar en equipo a distancia y en tiempo real. Eso sí, recuerda proteger tus equipos con antivirus y firewalls.
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Asimismo, el cuidado del medio ambiente no es una moda pasajera, sino ya una parte fundamental en la estrategia de todo negocio. Pronto te darás cuenta que, además de reducir el impacto al planeta, es una manera de ahorrar dinero y atraer más clientes. Por eso, una buena medida es reducir la cantidad de papel que utilizas. ¿Cómo lograrlo? A través de la aplicación PrintEco, el formato de tus impresiones son más eficientes. Incluso, fomenta el uso de medios alternativos de transporte como la bicicleta, instalando racks en tu centro de trabajo o bien, contrata servicios de envío de mensajería por medio de bicis.

Fuente: SoyEntrepreneur